Microsoft Excel
1. Pendahuluan Microsoft Excel (MS-Excel)
Microsoft Excel merupakan program aplikasi
spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling
banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal
menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam
bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk
Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari
excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan
agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih
mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting
adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian,
Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya
kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
2. Memulai Excel 2000
Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila
sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja
dengan Excel 2000 sebagai berikut :
·
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
·
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
·
Muncul
sejumlah menu, pilih Program.
·
Klik Microsoft Excel.
·
Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih
kosong.
·
Microsoft Excel siap untuk digunakan.
3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000
Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat
digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan
fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang
berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya.
Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau
menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara
bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT
jangan dilepas lalu tekan huruf E.
Toolbars Standard, adalah sederetan
icon-icon yang akan sering digunakan.
Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat
dan mudah.
Masing-masing toolbar mempunyai nama dan
fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer
mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon
tersebut.
Toolbar Formatting, adalah toolbar yang
sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu
rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau
bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja.
Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk
menggunakannya.
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk
lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai
salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris
yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris.
Column Heading (Kepala kolom), adalah
penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row
Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk
sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan
gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu
kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah
256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris
dengan 256 kolom)
Cell
Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan
antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris.
Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
4. Mengakhiri Excel 2000
Jika telah selesai bekerja dengan Excel
2000, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan Klik
File, Exit, atau langkah-langkah berikut ;
tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel
2000, Klik ganda Icon kontrol menu yang
berada pada pojok kiri atas atau Tekan
tombol Alt+F4. Tunggu beberapa saat
sampai jendela Excel 2000 ditutup.
5. Bekerja Dengan Excel 2000
Dalam Excel 2000 kita akan sering
berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL
adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan
dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai
range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1.
5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel
2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat
pada excel itu sendiri.
· Tipe Data Alpha Numerik/Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf
(A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang
tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000
akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda
kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan
adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks,
maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti :
· Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9),
waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan
tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan
ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000.
· Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus,
seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe
data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam excel 2000, karena akan
selalu digunakan dalam pengolahan data.
5.2 Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell
Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif
ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter
dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel
yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar
hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu
kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan
untuk menggerakan pointer dengan keyboard:
Tombol Fungsi ← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke
kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang
sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar
kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir
yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar
kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl
+ PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya
5.3 Memilih Area Kerja
· Memilih Sel
Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat
pembahasan sebelumnya)
· Memilih Range
Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan
2 cara, yaitu
1. Menggunakan Mouse
Ø
Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat :
jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain)
Ø
Geser mouse sampai ke akhir range
Ø
Lepaskan tombol mouse
2. Menggunakan Keyboard
Ø
Letakkan penunjuk sel di awal range
Ø
Tekan
tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.
· Memilih Baris dan Kolom
Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara
keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan.
Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik
huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin
memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan
cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir
kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.
5.4 Memasukkan Data Dalam Excel 2000
Ada beberapa jenis data yang harus kita
ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang
masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data
ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Pilih dan klik sel
tempat data yang akan dimasukan.
2. Ketikkan data yang akan dimasukkan.
3. Tekan enter untuk mengakhirinya. Atau tombol PgDn dan PgUp.
Untuk mengedit data yang telah dimasukan
dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel
yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk
membatalkan pemasukkan data.
5.5 Menghapus Data
Untuk menghapus data disuatu sel atau range
tertentu, dapat dilakukan dengan cara :
1. Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus
2. Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau
langsung meng-klik tombol Delete.
Dengan langkah diatas, format dan komentar
sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain
dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar
adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel
tersebut, maka akan muncul komentar. Untuk menghapus format sel ini dapat
dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk
menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi,
format dan komentar yang terdapat pada suatu sel/range).
5.6 Mengatur Lebar Kolom Lebar kolom pada Excel 2000
Dapat kita ubah sesuai dengan keinginan
kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu:
· Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu
Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar
tertentu, dapat dilakukan dengan cara :
1. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang
akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah
seluruh kolom yang akan diubah.
2. Pilih dan klik menu Format, Column,
Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan,
3. Pada kotak isian Column Width, ketikkan
nilai lebar kolom yang diinginkan.
4. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
·
Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat
dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut
ini :
1. Arahkan penunjuk mouse pada batas
kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk
menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih
dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian
kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom.
2. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut
kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.
·
Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data
Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom
berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat
dilakukan dengan cara :
1. Arahkan penunjuk mouse pada huruf
sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk
mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah
menjadi tanda panah dua arah.
2. Klik dua kali pada kondisi penunjuk
mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya.
Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang
terpanjang.
5.7 Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan
kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara:
1. Letakkan penunjuk sel pada baris yang
akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah terlebih
dahulu seluruh baris yang akan diubah.
2. Pilih dan klik menu Format, Row, Height.
3. Pada kotak Row Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi
baris yang diinginkan.
4. Klik OK sebagai
tanda persetujuan.
Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa
menggunakan mouse untuk mengubah tinggi baris, caranya:
1. Arahkan penunjuk mouse pada bagian
bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris,
maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan
penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut.
2. Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan
tinggi yang inginkan.
5.8 Membuka Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan
seperti berikut :
1. Pilih dan klik menu File, New atau
tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar kerja.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih
icon workbook.
3.
Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa
membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar.
Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.
5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada dapat
dilakukan dengan cara :
1. Pilih dan klik menu File, Open atau
tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file. Dapat juga dilakukan
dengan meng-klik Icon Open Icon terdapat pada toolbars standar.
2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder
yang dinginkan.
3. Pada kotak isian File Name ketikan
nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang terdapat kotak Look In.
4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
5.10 Menyimpan Lembar Kerja
Untuk
menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara :
1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak
dialog penyimpan.
2.
Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3.
Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan
disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk
menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat
pada toolbars standar.
5.11 Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain
Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya
bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar
kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
1.
Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat
penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar
kerja yang akan disimpan.
4.
Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
6. Menggunakan Rumus (Formula) dan Fungsi Rumus
Merupakan bagian terpenting dari Program
Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu
berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering
digunakan dalam rumus adalah Lambang Fungsi :
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai
dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*),
atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
6.1 Menulis Rumus
Untuk
menulis rumus, ada beberapa cara, diantaranya (lihat contoh berikut):
a. Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat
hasil
2. Pada formula bar, ketikkan nominal
yang akan dihitung, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini
cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.
b. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat
hasil rumus ditampilkan
2. Pada formula bar, ketikkan alamat cel
yang akan ditampilkan, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini sangat
bermanfaat jika datanya sering berubah.
c. Menulis rumus dengan bantuan mouse
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat
hasil rumus akan ditampilkan
2. ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel
yang akan dihitung
3. Ketik +, kemudian pilih dan klik
sel yang akan dihitung
4. Tekan tombol enter
Menulis rumus dengan cara ini sangat
dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.
6.2 Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah
disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita
tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi
harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel
atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan
kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya.
Cara menulis fungsi
· Menulis fungsi secara langsung (manual)
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat
hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh sel C6)
2. Ketikkan =SUM(C4:C5)
3. Tekan tombol enter untuk memprosesnya.
Note:C4:C5), SUM adalah fungsi untuk
penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
· Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function
Paste Function adalah salah satu cara untuk
menulis fungsi yang disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk
menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi
dan argumennya dapat terhindar.
Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti
langkah-langkah berikut:
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat
hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh , sel C6)
2. Pilih dan Klik menu Insert, Function
atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar.
3. Pada daftar pilihan Function category,
pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar
fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Excel 2000.
4. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita
akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar
pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti
diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,…).
5. Klik OK sebagai tanda persetujuan,
berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi
6. Pada kotak isian Number1, tentukan
range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau
masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2.
Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan
range yang terdapat disebelah kanan kotak isian.
7.
Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan
pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar